Afscheid nemen op het moment dat de ledenraad van start gaat

Dat is wat Leo de Kam doet. Zes jaar geleden is Leo actief geworden binnen het bestuur van de vereniging, is penningmeester geworden en heeft twee termijnen met veel plezier vol gemaakt. Vanuit zijn expertise heeft hij vanaf het begin gekeken naar hoe de vereniging is georganiseerd. Met als resultaat: een ledenraad die op 20 november 2021 van start is gegaan.

Ik spreek Leo (helemaal links op de foto) als hij zijn één na laatste bestuursvergadering achter de rug heeft. “Het is spannend, nu de ledenraad van start moet gaan. Leuk ook dat er zoveel leden gereageerd hebben en we zoveel diverse kandidaten bij elkaar hebben. Voor mij de kers op de taart.”

Welke betekenis heeft de vereniging voor jou gehad?

“De echte helden zijn voor mij de mensen die actief waren van halverwege jaren tachtig tot halverwege jaren negentig. Ik werkte toen zelf in het werkveld en heb veel te maken gehad met de voorlopers van de vereniging: de Stichting Belangenbehartiging Sero-Positieven (BSP) en de Belangenvereniging van Mensen met Aids (BMA) en later ook met de Hiv Vereniging zelf.

Voor mij waren deze pioniers op het gebied van hiv en de belangenbehartiging de helden van die tijd. Actief in de persoonlijke sfeer maar ook op het gebied van beleid. Soms kwam iemand in een rolstoel de beleidsvergadering binnen om mee te praten over keuzes die moesten worden gemaakt. Zij zorgden ervoor dat niet alleen maar óver mensen werd gesproken en beslissingen werden genomen maar ook mét hen. Het was een enorme dappere periode waarin mensen actief waren die er nu grotendeels niet meer zijn zoals Arjen Lindeman.

De jaren daarna heb ik de vereniging alleen op afstand gevolgd. Een vereniging die mij als lid goed op de hoogte hield, voor mijn belangen stond, zorgde dat informatie beschikbaar was en altijd alert bleef.”

Wat is jouw drijfveer geweest om bestuurslid te worden?

“Het heeft lang geduurd voordat ik die stap kon zetten. Ik ben de vereniging blijven volgen, kende de mensen die er actief waren zoals Jeannette Kok in het verleden maar ook Robert Witlox b.v., die ik kende als vrijwilliger toen ik directeur was van de SAD. Blijkbaar moest ik eerst voldoende afstand krijgen. Het feit dat Pieter Brokx directeur werd maakte dat ik me realiseerde dat er niet meer zoveel mensen actief waren waar ik heel nauw bij betrokken ben geweest. En toen dacht ik, waarom niet? Dit is een heel andere tijd, er spelen heel andere dingen. Ook dingen die voor mij nieuw zijn.“

Welke expertise bracht je mee?

“Ik werk mijn hele leven al in organisaties waarin vrijwilligers actief zijn. Vaak organisaties met een bestuur en een kleine staf. Zelf ben ik ook actief geweest als vrijwilliger bij het COC en werk nu als personeelsmanager bij De Regenboog Groep. Vanuit al die ervaring heb ik mijn ideeën gevormd over hoe je een vereniging kunt draaien, wat je zoal in het werk tegen kunt komen en hoe je dat kunt aanpakken of oplossen. Verder heb ik ook een beetje verstand van financiën, dus toen de toenmalige penningmeester plotseling aftrad heb ik die functie op me genomen. Ik voeg dus iets toe vanuit ervaring en deskundigheid maar betrokkenheid is het belangrijkste, denk ik.”

Wat heb jij vanuit je functie als penningmeester gedaan voor de vereniging?

“Als penningmeester is dat heel bescheiden. We hebben een uitstekende directeur die financieel zeer goed is en die weet waar hij het over heeft, weet hoe hij een begroting in elkaar moet zetten, die cashflow begrijpt, rapportages en jaarrekeningen kan opzetten. Allemaal geen onbekend terrein voor hem en het is heel prettig om zo’n directeur te hebben die financieel goed beslagen ten ijs komt. Als penningmeester had ik dus vooral een controlerende, adviserende en sparringsfunctie. En natuurlijk gaf ik tijdens de Algemene Ledenvergadering in hoofdlijnen de presentatie van de jaarcijfers. Zo eenvoudig mogelijk zodat iedereen het kan begrijpen en een idee heeft van hoe de vereniging er voor staat. Verder is er een accountant die de controle doet, en aan de bel trekt als iets niet klopt.

Penningmeester zijn is eigenlijk een bijrol. Ik vind dat je vooral bestuursleden moet hebben die een brede deskundigheid hebben en bereid zijn om over alle aspecten van de vereniging mee te denken. Extra deskundigheid op een bepaald gebied is altijd prima maar de hoofdtaak is het besturen van de vereniging.”

Waar komt jouw inzet en deskundigheid vandaan voor de bestuurlijke ontwikkeling?

“Ik heb bij de SAD meegemaakt dat een organisatie in een paar jaar uitgroeide van groepje vrijwilligers naar een organisatie met 15 medewerkers. Actief op een beleidsterrein wat zich explosief ontwikkelde. Dan ben je constant bezig met hoe moet de organisatie verder. Welke plek heeft het bestuur, hoe verandert dat van een meewerkend bestuur naar een bestuur op afstand. Hoe houd je een bestuur sterk, zonder dat ze zich met de dagelijkse gang van zaken gaan bemoeien. Hoe voorkom je dat er een conflict ontstaat tussen een bestuur, de medewerkers, de directeur of een groep vrijwilligers. Hoe zorg je ervoor dat het voor een staf te behappen valt wat betreft werkzaamheden.

Ik kijk heel erg vanuit de blik: hoe is zo’n vereniging georganiseerd, hoe is alles gestructureerd. Is dit efficiënt, werkt het op een manier die je graag wilt. Al vanaf de eerste vergadering die ik als bestuurslid meemaakte heb ik gemeld dat ik wilde gaan kijken naar hoe alles georganiseerd is en of dat op een betere manier kan. Ik ben me gaan verdiepen in de statuten, het huishoudelijk reglement en in de historie. Samen met de voormalige secretaris Ed Rosbergen, die goed thuis was in de statuten e.d., zijn we alles verder gaan doornemen. De conclusie was dat het eenvoudiger zou moeten kunnen.”

Wat kon eenvoudiger, beter georganiseerd worden?

“Op verschillende punten zag ik mogelijkheden tot potentiële conflicten of problemen. Zo bleken bestuursleden met portefeuilles zich te kunnen mengen in de werkzaamheden van medewerkers en konden hen opdragen bepaalde dingen te gaan doen. En dat buiten de directeur om. De directeur zelf had formeel nauwelijks bevoegdheden en kon door het bestuur teruggefloten worden. Ook de constructie van een Algemene Ledenvergadering maakte het mogelijk dat een toevallig aanwezige groep leden de bevoegdheid had om over alles te beslissen of een stemming kon afdwingen.

Dan was er ook nog het Dagelijks bestuur (DB) en het Algemeen Bestuur (AB). Ik vind het principieel onjuist dat als je in een bestuur zit, het kan gebeuren dat een DB beslissingen neemt mede namens jou als AB lid waar je het misschien helemaal niet mee eens kunt zijn. Je bent samen het bestuur en daar past een andere positie voor de voorzitter, secretaris en penningmeester (het DB) niet bij. Je neemt met elkaar de besluiten.

Omdat de vereniging nu in stabiel vaarwater zit, kun je gaan kijken naar hoe je de organisatie nog beter kunt maken. En dat heeft het hele bestuur dan ook met elkaar gedaan. Een ontwikkeling in organisatie, statuten en huishoudelijk reglement in gang gezet die er in de toekomst voor gaat zorgen dat er zo weinig mogelijk potentiële conflictsituaties kunnen ontstaan en er meer invloed is van leden en vrijwilligers.”

Uiteindelijk is het bestuur er vijf jaar mee bezig geweest (met een lange pauze tijdens 2018, het jaar van de Wereld Aids Conferentie). Vanaf de eerste notitie van Leo waarin hij uitlegde wat hij wel of niet efficiënt vond, wat raar overkwam en wat anders zou kunnen. Vervolgens is er een externe deskundige bij gehaald, zijn meerdere stukken geproduceerd en is alles besproken met de leden, medewerkers en vrijwilligers en uiteindelijk gewerkt aan de definitieve stukken. In mei 2021 heeft de ALV alle voorstellen aangenomen en is de bestuurlijke ontwikkeling echt in gang gezet met nieuwe statuten, een nieuw huishoudelijk reglement en twee nieuwe organen binnen de vereniging, namelijk de ledenraad en de uitvoeringsraad. Voor Leo was het moment dat hij de kieslijst voor ledenraad in huis kreeg een fantastische gebeurtenis. Iets om te vieren, en dat heeft hij ook gedaan toen de 12 leden van de ledenraad bekend werden gemaakt.

Waar zit die verrijking door een ledenraad vooral in voor jou?

“Dit is zoals het moet zijn, mensen die gekozen worden, met elkaar een mandaat hebben en de leden van de vereniging vertegenwoordigen. Een veel gezondere manier van een ledenvertegenwoordiging dan de ‘toevallig samengestelde’ ledenvergaderingen die we hebben gehad. Dat is mijn opvatting.

Alle leden hebben de mogelijkheid gehad hun vertegenwoordigers te kiezen, hebben hen een mandaat gegeven. En je hoopt dat de leden in de ledenraad een commitment aangaan voor een aantal jaren. Zo’n ledenraad kun je op de hoogte houden van bepaalde ontwikkelingen, tussentijds informeren over zaken die voor hen van belang zijn, en meer een gesprek met ze aangaan in plaats van een vergadering houden waarin punten afgehamerd worden.

Ik hoop dat ik iets bijgedragen heb waar de vereniging verder mee kan. Bestuurlijk gezien gezonder en moderner is geworden. En daaraan hebben verschillende mensen bijgedragen zoals Ed, Henk-Jan, Bertus en Cees.”

Wat zou jij de ledenraad graag meegeven?

“Wat ik de ledenraad zou meegeven is ga niet op de stoel van het bestuur zitten, houd je met de hoofdlijnen bezig en kijk of het bestuur doet wat het moet doen. Sta samen met het bestuur voor de hoofddoelstellingen van de vereniging. Je komt in een ledenraad om de belangen van alle leden te behartigen, hen te vertegenwoordigen. Ga niet je eigen winkeltje creëren in de ledenraad. Hou het breed, in de zin van het belang van alle leden. En geef iedereen de ruimte om zijn werk te doen - te doen waar die goed in is - het bestuur, de medewerkers en de vrijwilligers.”

Waarom moeten andere mensen ook eens een bestuursfunctie ambiëren bij de vereniging?

"Het is een interessant werkgebied, hiv en aids en alles wat daarmee te maken heeft. Als je je betrokken voelt als lid van deze organisatie en je hebt iets te bieden, zoals ideeën, denkbeelden voor deze vereniging en het werkveld. Het duurt een paar jaar en je bent misschien 2, hoogstens drie dagdelen per maand ermee bezig. Waarom niet?”

Denken mensen te zwaar over een bestuursfunctie?

“Ja denk ik wel. Besturen doe je niet alleen, dat doe je samen. Je zit in een team van mensen met verschillende denkbeelden, mensen die een andere invalshoek en een andere gedachte hebben dan jij misschien. Het is verrijkend om met verschillende denkbeelden aan tafel uiteindelijk samen toch tot besluiten te komen.

En het is niet meer een werkterrein waar veel mensen overlijden, want dat was in de beginperiode wel zo. Ook bij de vereniging en daarvoor bij de BMA en BSP. Daar stierven mensen bijna letterlijk in het harnas. Dat is niet meer de situatie. We zijn over het algemeen redelijk gezond, dat is winst. Maar er is nog genoeg om voor te knokken.

We zitten nog steeds met denkbeelden uit dat verleden, en dat verleden moeten we niet achter ons laten alsof dat is er niet geweest is. Dat is onze historie en dat is nog niet zo lang geleden. Maar hiv wordt nog steeds geassocieerd met angst voor dood, mensen ervaren stigmatisering, worden verstoten of veroordeeld. En er zijn nog veel verkeerde beelden over virus-overdracht. Ik vind dat we samen moeten zorgen voor meer dingen zoals ‘Hiv uit de kast’ en de n=n campagne. En daarvoor heb je ook nu van die stoere Arjan Lindmannen en dergelijke, mannen en vrouwen voor nodig. Want die beelden van toen leven nu nog steeds voor een groot deel voort. En ik vind dat we veel meer met een positief beeld naar de toekomst moeten kijken. Dat we samen een leven kunnen leiden wat net zo lang is en gelukkig is en met plezier, met goede levensverwachting. En dat is nog niet het beeld over hiv wat in de samenleving leeft. En daarin heeft de vereniging wel degelijk een verhaal in te vertellen.

De Hiv uit de kast campagne deden we samen met o.a. hello gorgeous. Ik vond dat de meest positieve uiting over hiv in de samenleving die ik in jaren heb gezien. En nog steeds krijg ik de rillingen over mijn rug van de positiviteit. Laten we blijven knokken voor dat positieve beeld over mensen met hiv en dat laten zien aan de samenleving. Juist de Hiv Vereniging hoort een positief beeld naar voren te brengen over leven met hiv. Dat het niet meer het donkere, enge beeld is en dat je steeds meer open kunt zijn over je hiv-status en het geen issue is om het daar over te hebben. Daar is nog een heleboel in te doen, denk ik. Dat is de boodschap die ik mee wil geven. En ik denk dat staan voor dat positieve beeld een reden kan zijn om in het bestuur te stappen.”

Is er nog iets anders wat je onder de aandacht wilt brengen?

“Als ik nu nog drie jaar actief in de vereniging zou zitten dan zou ik wel kijken of de alliantie die wij nu bespreken zou kunnen leiden tot minder versnippering in organisatorische zin.”

Hoe bedoel je dat?

“Het hiv-veld is een te klein werkveld om heel veel verschillende kleine organisaties te hebben die allemaal ongeveer hetzelfde willen. Misschien moet je dan kijken of je op een of andere manier activiteiten meer kunt bundelen. In plaats van allemaal apart, juist allemaal samen. Ik weet niet of het zou kunnen, misschien is het niet haalbaar, misschien zijn er andere redenen om dat niet te doen maar ik zou het wel willen onderzoeken. Dat was ook mijn vraag aan de directeur van het Aidsfonds: is dit wat je wilt, kijken of iedereen uiteindelijk door 1 deur kan binnen dit kleine werkveld? Daar heeft hij zich niet over uitgelaten, maar ik vind dit wel een uitnodiging om dat te onderzoeken.”

Geïnteresserd in een bestuursfunctie? Momenteel zijn we op zoek naar een nieuwe penningmeester (m/v/x). Lees hier de vacature.